Veel ondernemers werken regelmatig met digitale post, het versturen van offertes, facturen en rapportages bijvoorbeeld. We kennen natuurlijk allemaal het briefpapier wat je laat drukken en in je printer kan leggen. Maar ook voor je digitale post is een professionele uitstraling doormiddel van een digitaal briefpapier te realiseren. Bijvoorbeeld door je briefpapier toe te voegen aan Word of Excel.
Digitaal briefpapier voor in Word
Je kunt ervoor kiezen om meteen in Word of Excel je briefpapier op te bouwen, maar deze Officeprogramma’s zijn er niet speciaal voor gemaakt om in te ontwerpen. Mijn advies is dus altijd om je briefpapier te (laten) ontwerpen zodat je er een .jpg bestand van kunt maken. Je kunt dan dit bestand gebruiken als achtergrond afbeelding.
Wat staat er op je briefpapier
Op facturen moeten een aantal verplichte zaken staan, het kan handig zijn om een deel van die gegevens in je ontwerp voor het briefpapier mee te nemen. Hieronder een lijstje met verplichte onderdelen:
- Je btw-identificatienummer en het btw-bedrag.
- Je KVK-nummer.
- De factuurdatum en het factuurnummer (je facturen moeten doorlopend genummerd zijn).
- De datum van levering.
- De naam en het adres van jezelf en je klant.
- De goederen of diensten die je levert.
- Hoeveel goederen of uren je in rekening brengt
Je kunt je BTW-nummer, KvK-nummer en je eigen adres dus meenemen in het ontwerp, eventueel aangevuld met bankgegevens. Waar je dit plaatst is natuurlijk aan jezelf, maar de meest voorkomende plek om deze gegevens te plaatsen is rechtsboven aan de pagina. Het logo staat gebruikelijk linksboven op de pagina.
Digitaal briefpapier (laten) ontwerpen
Om dat .jpg bestand te krijgen kun je een grafisch ontwerper vragen om het briefpapier te ontwerpen en op te leveren in een .jpg bestand. Het voordeel hiervan is dat je een mooi en professioneel briefpapier hebt wat jezelf kunt gebruiken. Je kunt ook zelf aan de slag met een opmaak programma zoals bijvoorbeeld Canva. Canva is een (gratis) programma waarmee je online afbeeldingen kunt ontwerpen. Je kunt kiezen uit verschillende formaten om mee te werken, van poster tot social media afbeelding. Er zijn ook veel verschillende sjablonen waar je mee kan werken. In een komende blog ga ik er dieper op in hoe je met Canva kunt werken.
Wanneer Studio Frips je digitale briefpapier ontwerpt, krijg je het bestand al aangeleverd in een Word bestand wat kan dienen als sjabloon voor je offertes, facturen etc.
Digitaal briefpapier toepassen in Word

Je bent tevreden met het ontwerp van je digitale briefpapier en het bestand is opgeslagen als een .jpg bestand. Dan kunnen we het in Word gaan plaatsen! Open een nieuw Word-bestand, klik in de boven balk op ‘Invoegen’ en dan kies je voor ‘Kop- en voettekst’. Kies voor koptekst en dan ‘leeg’. Je ziet nu boven aan je bestand een vak waarin ‘Typ hier’ staat, je bovenbalk is ook veranderd en je kunt daar kiezen voor ‘Afbeelding uit bestand’.

Je bestand staat nu vaak in het midden van je pagina en niet op de juiste grootte, we beginnen ermee om deze aan te passen naar een breedte van 21 cm. Nu is het bestand de juiste grootte, maar staat deze nog niet op de juiste plaats en hij staat nu voor de tekst. Daarom moeten we terugloop van de afbeelding aanpassen. Dit doe je door boven in de balk te kiezen voor ‘Indeling’ en dan te kiezen voor ‘Tekstterugloop’ en te kiezen voor achter tekst. Dit zorgt ervoor dat je de afbeelding kunt verplaatsen en dat de tekst ervoor komt te staan. Nu ben je klaar om je bestand op te slaan, wanneer je het bestand nu opslaat als een PDF, heb je een mooi professioneel bestand om te versturen via de mail!

Ik hoop je hiermee wat handvaten te hebben gegeven om zelf aan de slag te gaan met digitaal briefpapier. Het kan zijn dat je een andere versie van Word gebruikt dan in deze blog wordt uitgelegd, vaak staan de stappen die je kunt nemen dan onder andere tabjes. Kom je er niet uit? Dan help ik je graag. Neem hiervoor even contact met me op!
Bronnen:
Lees hier meer over de verplichte gegevens op facturen.